Als Oberstufenkoordinator entwickelt Axel Böckmann ein Excel-Programm für die Abiturplanung. Dass daraus später die Software EduPlan werden würde, damit hatte er nicht gerechnet. Lesen Sie im Interview mehr über die Entstehungsgeschichte und die Motivation hinter dem Programm.
Das ist inzwischen rund 20 Jahre her. An meiner damaligen Schule steckte die EDV noch in den Anfängen, und in der Oberstufenverwaltung kannte sich damit kaum jemand aus. Ich gab Informatikunterricht und war deshalb einer der wenigen, die sich mit diesen Themen beschäftigten. So habe ich nach und nach die Oberstufenverwaltung übernommen, obwohl ich zunächst gar nicht offiziell Oberstufenkoordinator war. Im Hintergrund habe ich alles erledigt, was mit EDV möglich war.
Ich wechselte als stellvertretender Schulleiter an eine Schule in Düsseldorf. Dort gab es bereits einen Oberstufenkoordinator, deshalb habe ich mich zunächst bewusst herausgehalten.
Als dieser pensioniert wurde, habe ich eine jüngere Kollegin davon überzeugt, dass diese Aufgabe gut zu ihr passen könnte. Gleichzeitig wollte ich sie nicht allein damit lassen. Aus dem Wunsch heraus, ihr den Einstieg zu erleichtern, entstand die Idee für mein Programm.
Axel Böckmann, Entwickler der Abiturplanungsexcel in NRW
Wenn eine Schule zum Beispiel 80 Schülerinnen und Schüler im Abitur hat, bedeutet das 80 mündliche Prüfungen. In jeder Prüfung sitzen drei Personen. Das sind 240 einzelne Einsätze, die geplant und kommuniziert werden müssen: Wer sitzt wann, wo, in welcher Prüfung, mit welcher Funktion und gegebenenfalls mit welcher Aufsicht? Früher wurde das im Grunde auf einem Niveau erledigt, das kaum über Schreibmaschine und Aushang hinausging.
Ein einfaches Beispiel ist eine Klausur: Wenn Schülerinnen und Schüler abgeben, muss protokolliert werden, wer wann abgegeben hat. Früher musste man dabei häufig noch fragen, wie der Name geschrieben wird. Wenn die Namen aber bereits digital vorliegen, kann man solche Formulare vorbereiten. Dann trägt man nur noch die Uhrzeit ein. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Als ich die Schülerabiturdaten digital hatte, wurde mir klar, dass sich im Grunde sämtliche Formulare vorbefüllen lassen. Damit lässt sich der Prozess enorm entlasten. Man kommt aus der Handschriftlichkeit heraus und reduziert Übertragungsfehler. Eigentlich wollte ich zunächst nur zeigen, dass eine Softwarelösung für das Abitur möglich ist. Ich hatte nicht geplant, daraus ein größeres Projekt zu machen.
Die Rückmeldungen waren ausschließlich positiv. Viele sagten zu mir, dass das Programm eine enorme Arbeitserleichterung sei und dass sie damit erstmals vernünftig planen könnten. Vorher hatte jede Schule ihre eigene Lösung, mal besser, mal schlechter. Sobald man an eine andere Schule kam, fand man wieder ein anderes System vor. Mir ging es auch darum zu zeigen, dass man solche Prozesse vereinheitlichen kann und nicht jede Schule das Rad neu erfinden muss.
Ich hatte das Gefühl: Für mich persönlich ist irgendwann Schluss. Mit 80 werde ich das nicht mehr machen. Außerdem wurde mir die Verantwortung zunehmend zu groß. Das gesamte Programm hing an mir. Wenn ich einen Fehler nicht behoben hätte, hätte an vielen Schulen die Abiturplanung nicht funktioniert. Aus dieser Verantwortung wollte ich heraus. Umso erleichterter war ich, als das Projekt in andere Hände überging und daraus die Softwarelösung EduPlan entstand. Nach meinem Wissen gibt es in Deutschland keine andere Software, die diese Prüfungsabläufe vollständig abbildet.
Das ist tatsächlich schwer nachvollziehbar. Man muss sich die Dimension vor Augen führen: 80 Prüfungen bedeuten 80-mal Vorsitz, Schriftführung und Prüfung. Das muss in eine Zeitleiste eingetragen, dokumentiert und allen Beteiligten mitgeteilt werden. Mit einer normalen Excel-Tabelle hat man vielleicht eine Übersicht, aber noch keine belastbare Kommunikation. Außerdem erzeugt das Abitur einen erheblichen Dokumentationsaufwand. Viele Formulare müssen ausgefüllt und archiviert werden. Die Daten sind eigentlich vorhanden, aber sie wurden lange nicht sinnvoll genutzt. Das war die zentrale Motivation hinter dem Programm.
Die wichtigsten Vorteile sind Arbeitserleichterung, Zeitersparnis, weniger Druck und mehr Übersicht.Vor allem kann man fehlerfreier planen. Man kann früh einen belastbaren Plan erstellen. Wenn später Änderungen nötig sind, etwa weil jemand krank wird, kann man einzelne Prüfungen verschieben, ohne den gesamten Plan neu aufzubauen. Man sieht sofort, ob eine Änderung funktioniert oder Konflikte erzeugt.
Eine normale Schule hat für den Prüfungsplan früher mindestens eine Woche gebraucht, oft mehrere Nachmittage mit jeweils einigen Stunden Arbeit. Mit meinem Programm war der Plan an einem Nachmittag erstellt. Der Zeitgewinn endet dabei nicht mit der Planung: Mitteilungen, Auswertungen, Protokolle und Listen werden direkt mit vorbereitet.
Ich wünsche ihnen, dass die reine Verwaltungsarbeit durch gute Software besser unterstützt wird. Für das Abitur ist mit diesem Programm ein wichtiger Schritt gelungen. Wichtig ist, dass Software die Realität der Schule abbildet und nicht umgekehrt. Man sollte die Menschen einbeziehen, die mit solchen Programmen arbeiten müssen, und genau schauen, wie Prozesse an Schulen tatsächlich ablaufen. Dann entstehen Lösungen, die wirklich entlasten.
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Axel Böckmann ist ehemaliger Oberstufenkoordinator aus NRW. Während seiner Tätigkeit entwickelte er ein Excel‑Tool, das die Abiturorganisation erheblich vereinfachte und beschleunigte. Daraus entstand später die Planungssoftware EduPlan.
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